Koll på glasstrutarna

En glasstrut är sommaren i ett nötskal. Och med glass som har tillverkats under det senaste dygnet blir sommaren ännu godare.

Färsk italiensk glass har varit ett riktigt framgångsrecept för den danska franchisekedjan ParadIS. En snabb expansion gav dock upphov till problem av enorma proportioner eftersom de interna rutinerna ekonomiska administration bland butikerna inte var enhetliga eller inte utfördes löpande.

När ParadIS började använda e-conomic fick de överblick över alla 23 butikernas lönsamhet och kan nu jämföra dem inbördes.

Den första ParadIS-glassbutiken startades i Danmark år 2000. Med tiden har ParadIS växt till en franchisekedja med 23 butiker i hela landet.

På bara två år har ParadIS öppnat 14 nya butiker och ledningen för ParadIS vill gärna expandera i andra länder.

”Vi har mer än 250 anställda och en mycket hög tillväxt. Därför är vårt mål på lång sikt att satsa internationellt.

Varje butik är fristående och sköts och drivs lokalt, det är just det som är fördelen med franchiseverksamhet. Vi lägger oss inte i den dagliga driften.

Större standardiseringsbehov

För bara några månader sedan hade ParadIS inte någon överblick över lönsamheten hos varje butik.

Den snabba tillväxten av butiker gav upphov till en ostrukturerad finansiell styrning. Varje butik använde olika bokföringsprogam och tillvägagångssätt och detta medförde att det behövdes alltmer resurser för att hålla koll på varje butiks finansiella situation.

Vi beslutade att vi ville ha månadsrapporter och att samtliga butiker skulle använda sig av samma ekonomisystem eftersom vi annars inte skulle kunna jämföra butikernas nyckeltal mot varandra, påtalar Jørgen Bjerre.

Frustrerande fakturor

En annan orsak till varför de ekonomiska administrationssystemen behövde standardiseras var hur komplicerat det var att driva en ParadIS-butik. Glassen tillverkas i varje butik varje dag så att den alltid är färsk och smaken är den bästa.

Vid glasstillverkning krävs många olika ingredienser och bara mjölkinköpen ger upphov till fyra fakturor i veckan per butik. Det blir 350 fakturor i månaden för alla 23 butiker endast för mjölken.

”I varje butik hanteras ungefär 50 fakturor i månaden och i och med att butikerna oftast drivs och förvaltas av en person som är mycket upptagen med att hjälpa kunderna, kommer administrationen ofta i andra hand, i synnerhet på sommaren”, förklarar Bjerre.

Mycket flexibelt med Internetbaserat program med abonnemang

”Vi beslutade oss för att hitta ett lättanvänt system – även för personer utan erfarenhet av redovisning – som alla skulle kunna ha tillgång till, oavsett var de befinner sig. Det Internetbaserade programmet är flexibelt och abonnemangsbaserat, vilket är mycket viktigt för ett föränderligt företag som vårt.

Vi nu har en konsoliderad kontoplan som distribueras till samtliga 23 enheter och som är lätt att bygga ut i takt med att vi växer. Detta är ett exempel på vad vi har uppnått”, säger Bjerre.

Även våra bokföringskonsulter och revisorer som ger externt stöd har gratistillgång till e-conomic. De automatiska uppgraderingarna är ofta en stor utgift i längden, men e-conomics uppgraderingar ingår i den månadsavgiften för abonnemanget på 149 DKK och betalas av varje butik”.

Automatisk bokföring

Längre fram kommer fasta fakturor för varje butik att hanteras automatiskt och då åstadkommer vi ännu större tidsbesparingar. ”Vi kan importera filer till e-conomic automatiskt, och även fakturor. På så sätt konteras fakturorna automatiskt på rätt konton. Istället för att varje butik måste administrera 25 separata mjölkfakturor, matas de in som en fil och registreras bara en gång”, förklarar Bjerre.

I nästa steg kommer e-conomic dessutom att integreras med andra företagssystem för löner, försäljning, inköp med flera som används av ParadIS Danmark.

Effektiva och miljövänliga rutiner för ekonomisk administration

”Som ekonomichef för ParadIS har jag hanterat flera redovisningssystem genom åren. e-conomic har visat sig vara det system som bäst passar våra behov. Vi har många användare som använder systemet och på huvudkontoret får vi en god överblick över de olika butikernas verksamhetsfrågor varje månad”, säger Bjerre.

”En annan viktig fördel med e-conomic är att systemet ger den allra bästa sortens resursbesparande ekonomisk administration.

Vi måste inte underhålla och uppgradera en extern server och våra resekostnader har minskats i och med att bokföringskonsulter och revisorer inte längre måste komma hit för att granska bokföringen – de loggar bara in från sitt eget kontor.

Det är viktigt för oss, eftersom vår åsikt är att företagen måste ta socialt ansvar och vi försöker skapa gröna konton”, säger Bjerre.

Jørgen Bjerre anser att e-conomic kan vara praktiskt när ParadIS ska utforska sin internationella potential så att det blir en enkel och smärtfri sak. ”Systemet finns på ett flertal språk och kan därför användas av franchisebutiker i andra länder.

Vi kan även integrera e-conomic med andra system och därigenom se till att vi får produktiva och kostnadseffektiva globala rutiner för ekonomisk administration”, tillägger han.

FAKTA:
Utmaningar

• Oförenliga rutiner för ekonomisk administration och halvårsrapporter gjorde att ledningen inte hade överblick över butikerna på företagsnivå
• Den dagliga glasstilverkningen i alla butiker genererade en enorm mängd fakturor som ledde till tidsödande administrationsrutiner

Lösning

• e-conomic – Internetbaserat administrations- och ekonomisystem
• Internetbaserad bokföring, arkivering och elektronisk fakturering
• Externa bokföringskonsulter och revisorer har gratistillgång till systemet
• Åtkomst från vilken dator som helst med Internetanslutning och därför perfekt vid resa eller för franchiseverksamhet på vilken plats som helst
• Gratis uppdateringar och support
• Låg abonnemangskostnad – 149 DKK /månad per franchisebutik

Resultat

• Enhetliga ekonomiska administrationsrutiner för huvudkontor och butiker
• Lättförståeliga ekonomiska administrationsrutiner ger ParadIS Danmark en snabb översikt över alla butikers vinst och verksamhet
• Automatisk registrering av fakturor med mera
• Snabb statistik, rapporter och resultatmätning varje månad
• Lätt att integrera med andra affärssystem
• Förenklar samarbete mellan ParadIS Danmark och nya butiker utomlands
• Kostnadseffektiv lösning – framför allt för kontinuerliga kostnadsfria uppgraderingar
• Resursbesparande ekonomiskt administrationssystem, exempelvis genom lägre server- och resekostnader
  
  Jørgen Bjerre
  ParadIS
  

  Telefon:
  E-post:
  Webbplats:
  Industri:

  +45 3535 7902
  info@paradis-is.dk
  www.paradis-icecream.com
  Franchiseverksamhet
  Dela Twittra Dela Google+