Lars Toft berättar om e-conomics hantverkarlösning

Lars driver både en snickarfirma och ett halmtaksföretag och han har assistenter på båda företagen. Han använder e-conomics hantverkarlösning för att sköta båda företagens administration där han skapar projekt och underprojekt samt får en god översikt av företagen. Assistenterna tar hand om sin egen tidsrapportering i e-conomic.

På spaning efter en enkel lösning

– Vi sökte ett projekthanteringsverktyg för byggplatser samt ett tidsrapporteringssystem för våra anställda. Vår åsikt var att det skulle vara mycket lättare om de kunde sköta tidsrapporteringen hemifrån, säger Lars.

Det visade sig att e-conomics hantverkarlösning var det rätta valet för Lars och hans företag eftersom det går lätt att använda den och den inte kräver så mycket kunskaper om datorer.

Projekthantering för hantverkare – inte datornördar

Lars har inte så mycket erfarenhet av datorprogram men han lärde sig ändå snabbt e-conomics bokföringsprogram. Nu leder han tillsammans med frun Lone korta utbildningstillfällen för ny personal för att kunna föra sina knep vidare.

"– Jag startade en dator för första gången för fyra år sedan. Det tog lite tid att vänja sig, men det går enkelt att lära sig att använda e-conomic. Jag förstår förstås inte allt i programmet, men projekthantering och tidsrapportering är enkla att använda.

Inom kort kommer vi att utbilda en ny snickare. Han är 58 år och har aldrig använt en dator tidigare. Jag tror ändå att det kommer att gå snabbt för honom att lära sig det här, säger Lars."

Lars fru Lone hjälper till med både bokföring och upplärning av ny personal.

"– När vi börjar lära upp ny personal bjuder vi in dem till kontoret och ger dem en kortfattad inledning samt ett litet häfte som vi har satt ihop själva. Därefter ordnar vi så att de får en egen inloggning så att de kan gå hem och komma igång direkt. Allt detta tar cirka 15 minuter.

Om problem uppstår när de börjar finns vi alltid tillgängliga på telefon för att hjälpa dem. I allmänhet undrar de vilket projektnummer de ska rapportera under eller vilken knapp de ska trycka på, men alla har lärt sig det rätt fort.

Det är extremt viktigt för oss att vår programvara är enkel att använda – vår personal är hantverkare, inte datornördar, förklarar Lone."

Bokföring på nolltid

Lone tar hand om båda företagens bokföring varje onsdag. Det är något som har blivit mycket lättare med det nya systemet:

– Innan vi började använda e-conomic var våra assistenter tvungna att manuellt fylla i veckoöversikter på papper. Sedan fick jag ägna flera timmar varje vecka åt att fylla i uppgifterna och anstränga mig för att uttyda deras klotter.

Nu tar våra assistenter hand om sin egen tidsrapportering – med egna inloggningsuppgifter kan de göra det när de vill – alla har en egen dator! Sedan för jag in lönerna, och när deras timmar har godkänts i systemet uppdateras varje projekt automatiskt. Det ger oss en god översikt över hur mycket tid vi lägger på varje projekt.

Lone har en rätt god uppfattning av båda företagens konton trots att hon inte är revisor.

"Mina studier var vid en handelshögskola, så jag vet ju att 2 plus 2 blir 4. Däremot är jag självlärd e-conomic-användare – och jag har lärt mig en del knep av vår revisor.

Jag skapar projekt och kontrollerar vilka leverantörer som vi är skyldiga pengar och vilka kunder som är skyldiga oss pengar. Tidigare har jag använt ett liknande bokföringsprogram från Microsoft, C5, men det är inte jämförbart med e-conomics eftersom det inte alls är lika användarvänligt.

Det är betydelsefullt för oss att varje gång vi har besökt en kund så vet vi direkt hur det gick – vilka kostnader vi har haft och vad vinsten är.

Först använde vi bara redovisningsmodulen för mer omfattande projekt, men nu för vi in alla våra jobb – även små projekt – eftersom det är smartare.

Exempelvis utför vi ganska många arbeten på en skola i närheten, och nu använder vi projektmodulen även när vi bara har bytt ut ett fönster där. Den är enkel att använda och ger en god översikt."

Nöjd med produkten, men den kan bli ännu bättre

Lars kan bara säga positiva saker om e-conomics hantverkarlösning – han sparar både tid och pengar och hans fulla övertygelse är att en online-lösning är det bästa valet.

"– Min personal är stormförtjust – det är ingen tvekan om vilken väg vi ska gå. Den är enkel att använda och ger en god översikt. Jag har till och med börjat rekommendera den för andra.

Lars tror dock att han har hittat en bugg i systemet. När han klickar på ett underprojekt flyttas markören då och då längst upp på skärmen. Han måste då bläddra fram projektet i listan igen. Lyckligtvis har Lars berättat om buggen för e-conomic som kommer att hitta en lösning på buggen i en uppdatering längre fram.

Allt som allt är Lars, Lone och deras anställda dock nöjda med e-conomic:

– Alla våra snickare gillar verkligen det nya systemet – de vill absolut inte att vi återvänder till det gamla systemet med handskrivna anteckningar med tidsrapporteringar, avrundar Lone."